“De hoeveelheid veranderingen neemt toe en de snelheid waarmee dingen veranderen ook”, constateert Eric de Wit, business manager Consultancy binnen Heyday Consultancy. “In de coronaperiode draaide alles om thuiswerken. Sindsdien zoeken we naar een nieuwe balans in het werken thuis en op kantoor. Het is inmiddels een hele worsteling om mensen terug naar kantoor te krijgen. Een bezetting van 30 procent is al een hele klus, met pieken op dinsdag en donderdag, en stilte op vrijdag.”

Continu aanpassen

Gelijktijdig ziet hij andere leef- en werkpatronen bij jongere generaties. “Bij een klant in hartje Amsterdam is een sterke verschuiving zichtbaar, waarbij er ’s middags weinig mensen op kantoor zijn, terwijl het ’s avonds best druk is. Jongeren willen op heel andere momenten van de dag samenwerken.”

Het is aan organisaties om de werkomgeving aan te passen, inclusief de dienstverlening die erbij hoort. “Om mensen naar kantoor te krijgen, zul je op deze behoeftes moeten inspelen. Bovendien is flexibiliteit nodig om het aanbod continu te kunnen aanpassen.”

‘Jongeren willen op heel andere momenten van de dag samenwerken’

Future Workspace

Samen met 25 collega’s geeft De Wit organisaties advies over huisvesting en facility management. Heyday Consultancy gaat aan de hand van het concept Future Workspace op zoek naar de werkcultuur van een organisatie. Dat concept bevat vier lagen:

1. Onderscheidend vermogen
2. Binden, boeien en betrekken
3. Managen van de werkomgeving
4. Inrichten van de fysieke werkomgeving

“We stellen eerst de vraag hoe de organisatie zichzelf in de toekomst ziet en wat hun onderscheidend vermogen is; alles begint bij visie en doelen. Pas daarna wordt bepaald welke middelen nodig zijn. Huisvesting, ICT en faciliteiten zijn niet meer het doel, maar een middel om mensen te binden, te boeien en te betrekken.”

Bij stap drie komen thema’s aan de orde als privacy, balans werk/privé, vitaliteit, duurzaamheid, (aan)sturing en vertrouwen. Pas dan volgt inrichting van de fysieke werkomgeving.

Aangepast aan gebruik

Bij stap 3 en 4 (het managen en inrichten van de werkomgeving) betrekt Heyday Consultancy zes onderdelen: bricks, bites, behaviour, balance, hospitality en communicatie. Balance staat voor de balans werk/privé. “Hoe flexibel wil je zijn en hoe faciliteer je dat?”, stelt De Wit.

“Hospitality gaat over het soort dienstverlening dat je wilt aanbieden en de wijze waarop. Dat is afhankelijk van het gebruik. De trends in gebruik haal je onder meer uit data. Als je weet dat het kantoorgebruik een kamelenpatroon heeft – alleen dinsdag en donderdag druk – dan heb je bijvoorbeeld op vrijdag geen volledige catering nodig. Hetzelfde geldt voor de inzet van schoonmaak, verwarming en verlichting van ruimtes. Die flexibiliteit is ook noodzakelijk vanuit het oogpunt van duurzaamheid.”

Communicatie is belangrijk om medewerkers bij de huisvesting te betrekken. “Het kantoor is veel meer een plek voor sociale verbinding geworden dan een plek om te werken.”

‘Kantoor is meer een plek voor sociale verbinding dan voor werk’

De ‘Clubhub’

De dynamische werkomgeving brengt Heyday Consultancy zelf in de praktijk in het eigen, nieuwe hoofdkantoor in Den Bosch. Deze huisvesting kan meebewegen met de behoeftes van de gebruikers. “Een aantal elementen is vast ingericht, maar de meeste zaken zijn verplaatsbaar”, vertelt De Wit. “Je kunt de ruimtes hierdoor verschillend gebruiken.”

De ‘Clubhub’, zoals Heyday Consultancy het eigen kantoor noemt, bestaat uit vier etages. Die hebben allemaal een andere functie: ‘Club’, ‘Hub’, ‘HEY’ en ‘Day’.

“Op de begane grond bevindt zich de ‘Club’, waar interne en externe mensen worden ontvangen. Hospitality voert daar de boventoon; er zijn grote ruimtes, flexibel te gebruiken. De eerste etage, de ‘Hub’, vervult een huiskamerfunctie, voor overleg en interactief samenwerken. De etage daarboven, ‘HEY’ genaamd, is het werkpark. Daar bevindt zich veel groen, met zowel open als stille werkplekken. De bovenste etage, ‘Day’, is er voor dagelijkse, taakgerichte werkzaamheden. De HQ Servicedesk is daar een voorbeeld van, maar ook functies als Finance en HR.”

Afstoten of anders gebruiken

Dankzij flexibiliteit in huisvesting en FM kan een organisatie snel reageren op nieuwe marktomstandigheden, groei en veranderende werkpatronen. Ruimtes en faciliteiten flexibel kunnen aanpassen is, volgens De Wit, essentieel om efficiëntie te bevorderen en kosten te beheersen.

Hij voorziet reactie op de vaststelling dat kantoorgebouwen gemiddeld nog voor slechts 30% worden gebruikt. “Dat is niet vol te houden. Organisaties gaan ruimtes afstoten of efficiënter gebruiken, onherroepelijk. Dat kan door ruimtes anders te gebruiken, maar bijvoorbeeld ook door die met derden te delen.” Hij verwacht veel van het samen onder één dak werken met ketenpartners. “Door huisvesting te delen gebruik je beschikbare ruimtes beter, maar stimuleer je ook onderlinge kruisbestuiving. Dat kan mooie neveneffecten opleveren.”

Binnen Heyday Consultancy, of liever gezegd moederbedrijf ADG Dienstengroep waartoe ook Asito behoort, worden kantoren steeds vaker door medewerkers van de verschillende werkmaatschappijen gebruikt. “ADG heeft landelijk veel verschillende locaties. Het is logisch dat er onderling meer interactie ontstaat, al was het alleen al om kantoorruimte efficiënter te benutten.”

Dit artikel is gesponsord door Heyday Consultancy.