De CSRD-richtlijn (Corporate Sustainability Reporting Directive) vraagt vanaf 2024 van steeds meer bedrijven om te rapporteren over de impact van hun activiteiten op de mens en onze leefomgeving. In de wetenschap dat de dienstensector binnen de Nederlandse economie sterk is vertegenwoordigd, zullen ook de duurzaamheidsaspecten van kantoorinrichting versterkt onder de aandacht komen. Met een groeiende behoefte aan data tot gevolg.

“We zitten in een circulaire transitie. Dit speelt op allerlei gebieden: energie, mobiliteit maar ook binnen de werkomgeving. Daarbinnen is kantoormeubilair een belangrijke factor”, zegt Huub Verheijen, directeur van Alvero.

Voorraadbeheersysteem

Vanuit het Brabantse Oosterhout – én vanuit vestigingen in Duitsland, België en Frankrijk – verhuurt Alvero kantoormeubilair en complete kantoorinrichtingen aan bedrijven, overheden en high-end events. Het meubilair wordt ingezet op werkplekken en in vergaderruimtes maar ook op lounge-, ontvangst- en thuiswerkplekken.

“Wij kopen meubilair in, hebben artikelen op voorraad staan en uiteraard zijn veel producten bij klanten in gebruik. Efficiënt en effectief voorraadmanagement is voor ons onontbeerlijk, om te weten waar ons meubilair staat, wanneer het terug komt, hoe vaak het is ingezet, enzovoorts.”

‘Een meubelpaspoort maakt duurzamer gebruik mogelijk’

Meubelpaspoort

Voor het voorraadmanagementsysteem wordt gebruikt gemaakt van de techniek RFID (Radio Frequency IDentification). Op elke meubel is een tag bevestigd. Die tags worden op afstand uitgelezen, door middel van ‘handhelds’ en speciale poorten bij de opslaglocaties. “Elke tag op een meubelstuk heeft een uniek nummer”, licht Verheijen toe. “Zo heeft elk product een eigen identiteit. De tag is gekoppeld aan ons eigen meubelmanagementsysteem, waarin alle relevante informatie over een product is opgeslagen. Wij noemen dat het meubelpaspoort. Dat bevat een schat aan informatie: over de productiedatum, de datum van ingebruikname, het gebruik en de actuele status, het onderhoud, de restwaarde, noem maar op.”

Hergebruik van materialen

Het systeem AMM (Alvero Meubel Management) is inmiddels een zelfstandige dienst geworden van Alvero, naast de verhuur van kantoormeubilair. “Dit komt volledig voort uit vragen van klanten. Zij willen hun eigen meubilair ook in kaart brengen en registreren. Binnen grote organisaties is nog wel bekend wat ze in de loop der tijd allemaal hebben gekocht, maar ontbreekt vaak inzicht in de actuele status van een asset. Waar staat het, hoe oud is het, wat is de onderhoudsstatus, welke actuele waarde heeft het, en vooral, welke mogelijkheden voor hergebruik zijn er?”

De noodzaak tot meer duurzaamheid en circulariteit in kantoorinrichting versterkt deze klantbehoefte, ziet hij. “Als je de milieu-impact van je activiteiten wilt verminderen, zul je efficiënter en langer met spullen moeten omgaan. Hergebruik van materialen is pas mogelijk als je de actuele status ervan in kaart hebt gebracht.”

Ook planten en apparaten

Het AMM-systeem kan meer informatie bevatten dan alleen meubilair. Ook zaken als verlichting, vitrages, planten en ICT-apparatuur kunnen worden voorzien van een tag. “Dit is onderdeel van meer data-gedreven facility management. Om te kunnen managen, heb je altijd en overal inzicht nodig.”

Hij stelt Rijkswaterstaat als voorbeeld. “Daarvoor hebben we in het AMM-systeem in totaal zo’n 65.000 meubelstukken uit 260 gebouwen opgenomen. Wij hebben nu alles geïnventariseerd: wat het is, waar het staat, wat de status is en waarvoor je het kunt inzetten. Zo’n nulmeting maakt het mogelijk om langer gebruik te maken van assets, door ze al naargelang de behoefte anders of elders in te zetten. Dit helpt klanten bij het realiseren van hun duurzaamheidsdoelstellingen. Het is bovendien een praktische manier om bijvoorbeeld servicevragen naar leveranciers te sturen of bestellingen bij leveranciers te plaatsen.”

‘Om te kunnen managen, heb je altijd en overal inzicht nodig’

Marktplaatsfunctie

De marktplaatsfunctie binnen AMM helpt daarbij. “Die geeft klanten in elk geval intern inzicht in alle beschikbare items op alle locaties. Soms wordt er ergens een kantoor gesloten en gaat elders juist een kantoor open. In plaats van nieuw meubilair aan te schaffen is bestaand meubilair wellicht opnieuw inzetbaar. Op termijn willen we meerdere organisaties aan elkaar gaan koppelen, zodat een centraal platform ontstaat.”

Gedetailleerde informatie over alle assets is voor meerdere doeleinden bruikbaar, zo vervolgt Verheijen. “Met data-gedreven facility management doel ik ook op de planning van reiniging en onderhoud. En je kunt de data koppelen aan systemen van derden, bijvoorbeeld van het verhuisbedrijf of de ICT-leverancier.”

Tot slot wordt informatie over de eigenschappen en bijvoorbeeld de CO₂-uitstoot van kantoormeubilair en andere assets steeds vaker gevraagd in aanbestedingstrajecten. “Vroeger waren aanbestedingen het terrein van inkopers en FM, tegenwoordig steeds meer van duurzaamheidsmanagers. Om tegenover hen goed beslagen ten ijs te komen, heb je data nodig.”

Dit artikel is gesponsord door Alvero Kantoormeubelverhuur.