Als softwareleverancier streeft GRIP Facility naar een toekomst waarin facilitair contractmanagement eenvoudig, efficiënt en voor alle betrokkenen toegankelijk is. Het platform ziet zichzelf als de fundering: met behulp van slimme technologie maakt GRIP het mogelijk om data uit verschillende contracten te analyseren en te vergelijken. Dat geeft facilitaire afdelingen extra mogelijkheden. Het verschaft meer inzicht in de prestaties van individuele contracten. Maar het zorgt er tegelijkertijd voor dat het totale facilitaire beheer kan bijdragen aan de strategische doelen van een organisatie.

‘Als je informatie van verschillende leveranciers in één platform bijeen brengt en aan elkaar verbindt, krijg je interessante inzichten’, stelt Stephan Simons, managing partner van GRIP. ‘Het platform is een slim stuurinstrument. Je kunt er niet alleen de kwaliteit van de dienstverlening mee verbeteren en gemakkelijk managementinformatie analyseren, maar je kunt er ook de samenwerking tussen contractpartners mee optimaliseren.’

Meer inzicht door contractintegratie

Hij haalt een praktijkvoorbeeld aan: ‘Als diverse KPI-data van verschillende leveranciers op een vergelijkbare manier worden geïmporteerd, krijg je in het dashboard een goed overzicht van alle  contracten. Dat stelt de facilitair manager in staat om kwalitatieve prestaties met elkaar te vergelijken en waar nodig bij te sturen.’

‘Uiteraard kun je dit uitbreiden naar alle denkbare diensten’, vervolgt Simons. ‘Natuurlijk is niet alles tot in detail vergelijkbaar, maar de hoofdlijnen vaak wel. Het streven zou erop gericht moeten zijn om zo veel mogelijk dezelfde data te verzamelen over uitgaven, kwaliteit, duurzaamheid en prestaties van alle contractpartners. Want dan kun je gemakkelijker analyseren en kansen identificeren.’

Samenwerking in de keten

Simons ziet bij steeds meer organisaties de wens ontstaan om facilitaire dienstverleners meer met elkaar te laten samenwerken. ‘Enerzijds om gezamenlijke facilitaire doelstellingen te behalen, zoals KPI’s op het gebied van duurzaamheid. Anderzijds om elkaar aan te moedigen om de gebouwbeleving te optimaliseren.’

GRIP faciliteert die digitale ketensamenwerking. ‘Ons platform biedt de mogelijkheid om eenvoudig met elkaar te communiceren. Partijen kunnen documenten delen, gemaakte afspraken en prestaties inzien en contracten gezamenlijk beheren. Dat vermindert de administratieve lasten en versnelt besluitvorming. Als organisaties en contractpartners gemakkelijk onderling data kunnen inzien, kunnen ze ook beter samenwerken. Ze leren van elkaars prestaties.’

‘Als contractpartners onderling data kunnen inzien, kunnen ze ook beter samenwerken. Ze leren van elkaars prestaties.’

Duurzaamheid

Samenwerking is niet in de laatste plaats nodig om duurzaamheidsdoelen te halen. ‘De toenemende druk van wet- en regelgeving maakt dat duurzaamheid niet langer optioneel is’, stelt Simons. Hij constateert dat het een belangrijk agendapunt is binnen directiekamers. ‘Daarom heeft het monitoren van contracten op het gebied van duurzaamheid specifieke aandacht nodig.’

Of het nu is ingegeven door regelgeving of vanuit intrinsieke motivatie, bedrijven willen meer inzicht hebben in de impact van hun organisatie op mens, milieu en maatschappij. Die behoefte zal ertoe leiden dat facilitaire- en contractmanagers eisen en doelen op het gebied van duurzaamheid willen verankeren in contracten. ‘Je wilt duurzaamheidsprestaties op contractniveau realtime kunnen volgen. En je wilt eenvoudig kunnen rapporteren, zonder dat je verschillende bronnen hoeft te doorzoeken en analyseren.’

Hij benadrukt dat de data ook leveranciers inzicht kunnen geven. ‘In een contractdashboard kunnen zij zien hoe anderen scoren op bijvoorbeeld duurzaamheidsaspecten en waar bij hen dan eventueel verbeteringen mogelijk zijn.’

Met data meer benchmarken

Daarnaast zien wij een groeiende behoefte onder opdrachtgevers om zelf te benchmarken, stelt Simons. ‘Men wil contractinformatie en prestaties vergelijken met soortgelijke locaties of andere bedrijven die in dezelfde sector actief zijn. Een uitdaging, want data zijn vaak niet in dezelfde structuur opgeslagen.’

Als de datavormen binnen een platform wél gelijk zijn, is vergelijken een stuk eenvoudiger. Hij proeft bij opdrachtgevers steeds meer bereidheid om data (anoniem) beschikbaar te stellen. ‘Door contractinformatie te benchmarken, weet je waar je staat. Je ziet welke verbeteringen mogelijk zijn en het biedt kansen om je te onderscheiden op basis van contractbeheer.’

‘Intelligente aanbevelingen vanuit het systeem is de volgende stap’

Aanbevelingen via machine learning

Samenvattend voorziet Simons dat digitalisering het contractmanagement in 2025 naar een nog hoger niveau zal tillen. De volgende stap is dat het systeem intelligente aanbevelingen doet. ‘Met behulp van machine learning kan het platform actief suggesties doen voor acties en verbeteringen op de performance van contracten. Dit helpt organisaties contracten gemakkelijker te managen en realtime inzicht te geven. Op basis van (historische) prestaties kun je adequaat bijsturen en eventueel opnieuw gaan onderhandelen over voorwaarden.’

Machine learning maakt facilitair contractmanagement in zijn ogen eenvoudiger. ‘Door contracten en data met elkaar te verbinden, ontstaat een diepgaand inzicht in trends, prestaties en kostenstructuren. Met data-analyse kun je contracten proactief beheren, eenvoudiger managementrapportages genereren, risico’s verkleinen en betere zakelijke keuzes maken, die passend zijn bij de organisatiedoelstellingen. Het resultaat is een toekomstbestendige, duurzame en slimme werkomgeving.’

Dit artikel is gesponsord door GRIP Facility.