De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is in 2025 van toepassing op grote bedrijven die niet onder de NFRD vallen. Voor beursgenoteerde mkb-bedrijven geldt de CSRD vanaf 1 januari 2026. De verwachting is dat de regelgeving op termijn nog breder wordt getrokken. In de praktijk dringt deze nu al door tot het midden- en kleinbedrijf, omdat grote bedrijven moeten rapporteren over duurzaamheidsprestaties in de hele keten. Zij vragen om die reden bij toeleveranciers om informatie die nodig is voor hun duurzaamheidsrapportage.

Communicatie over duurzaamheid hoeft niet per se te zijn ingegeven door wetgeving, zegt Niek Sinnema, projectmanager Sustainability bij softwareontwikkelaar Planon. ‘Het kan ook een instrument zijn op de arbeidsmarkt. Jonge talenten accepteren geen greenwashing en zoeken gericht naar informatie over de duurzame prestaties en ambities van een organisatie. Goede rapportage over dit onderwerp kan talent aantrekken.’

Vallen en opstaan

Blijft staan dat het opstellen van duurzaamheidsrapportages omvangrijk en complex is. ‘De standaarden richten zich op milieuaspecten en sociale en bestuursactiviteiten’, zo licht Sinnema toe. ‘Verschillende stafafdelingen zullen met elkaar moeten samenwerken om tot een solide rapportage te komen. Medewerkers zullen opgeleid moeten worden. En zelfs daarna, in de implementatiefase, is het vaak nog vallen en opstaan’, zo weet hij inmiddels uit ervaring.

Excel volstaat niet meer

Het verzamelen van de benodigde gegevens is het meest tijdrovende onderdeel van het proces, aldus Sinnema. Maar ook de vastlegging ervan is een uitdaging. ‘De informatie is heel omvangrijk en afkomstig uit verschillende bronnen. Excel volstaat niet meer. Organisaties zijn op zoek naar systemen die duurzaamheidsrapportages volwassen kunnen maken. Systemen waarmee je fouten minimaliseert, bronnen kunt herleiden en waar goede rapportages uitkomen.’

‘Facility management kan zich zowel intern als extern onderscheiden’

Stappenplan

Voor het verzamelen en vastleggen van de gegevens heeft Planon een stappenplan ontwikkeld. Het zijn vijf stappen, die elk rapportagejaar kunnen worden herhaald.

1. Breng een multi-disciplinair team bij elkaar
   Onder meer met mensen van Communicatie, HR, IT en uiteraard Facility Management.
2. Voer een quickscan uit
   Stel prioriteiten in risico’s, kansen en impact.
3. Stel middelen beschikbaar
   Zoals opleidingen en rapportagetools.
4. Voer metingen uit en leg scores vast
   Op basis van standaarden, efficiënt en betrouwbaar.
5. Bepaal meetbare doelstellingen
   Op basis van de uitgevoerde metingen.

Kansen voor FM

Sinnema ziet voor facility management grote kansen bij stap 4 en stap 5. ‘De gebouwde omgeving is verantwoordelijk voor 38% van de wereldwijde uitstoot. Daarvan is 27% operationele uitstoot. Er ligt een enorme kans voor de facilitaire organisatie om hieraan bij te dragen. Facility kan zich hier zowel intern als extern onderscheiden en direct bijdragen aan de strategie van de organisatie.’

Voor het rapporteren over emissies die behoren bij activiteiten als gebouwbeheer, energiegebruik en afvalverwerking moet rekening worden gehouden met internationale standaarden, zoals die van het Green House Gas Protocol, voor het kwantificeren van broeikasgassen. Dit protocol deelt CO2-emissies in drie zogeheten ‘scopes’ in. Scope 1 verwijst bijvoorbeeld naar directe emissies binnen het bedrijf zelf, zoals het verbruik van fossiele brandstoffen om ruimtes te verwarmen. Scope 2 omvat indirecte uitstoot, bijvoorbeeld door opwekking van ingekochte elektriciteit en warmte. Scope 3 verwijst naar de uitstoot in de hele toeleveringsketen van het bedrijf.

Aanlevering data automatiseren

Voor energieverbruik is rapportage gevraagd via zowel een ‘location-based’ methode als een ‘market-based’ methode. ‘Zonder hier op de details in te gaan, geeft dit wel aan hoe complex het allemaal is’, zegt Sinnema. ‘Je moet zoeken naar manieren om de data zo veel mogelijk geautomatiseerd aangeleverd te krijgen en te verwerken. Daar heb je een goed systeem voor nodig, dat kan koppelen met externe bronnen.’

Hij noemt als voorbeeld een energie- en duurzaamheidssysteem dat via een API kan worden gekoppeld aan de energieleverancier. ‘Als je maar één kantoor hebt, voel je de urgentie hiertoe misschien nog niet zo. Maar als je dertig kantoren hebt, wordt het al snel erg complex en tijdrovend.’ Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld de registratie van zakelijke reizen en woon-werkverkeer met leaseauto’s. ‘Idealiter kun je de afgelegde kilometers of de verbruikte liters brandstof vanuit een backend database inlezen, waarna het systeem de bijbehorende emissies berekent.’

‘Laat data zo veel mogelijk geautomatiseerd aanleveren’

Grafische weergaves

Het bijeenbrengen van alle data in één systeem levert volgende Sinnema meerdere pluspunten op. ‘Het verbetert de betrouwbaarheid van de data, maar geeft ook de mogelijkheid om bronnen vast te leggen. Je kunt achterhalen waar de informatie vandaan is gekomen.’

‘Heb je eenmaal voldoende data, dan kun je grafische weergaves maken. Daaruit kun je aflezen of je in lijn bent met je doelstellingen. Het geeft bovendien waardevolle managementinformatie. Vanuit die basis kun je doelstellingen bepalen en bijstellen. En, niet onbelangrijk, alle brondata komen uiteindelijk bijeen in een volwassen duurzaamheidsrapportage.’

Dit artikel is gesponsord door Planon