De klassieke Integrated Workplace Management Systems (IWMS) waren jarenlang het fundament van facility management. Ze registreerden data, ondersteunden processen en boden rapportages. Niets mis mee. Wie weet hoe de processen lopen en hoeveel gebruik er wordt gemaakt van de facilitaire diensten en producten, kan zich aanpassen aan de vraag. Maar de markt verandert. Facilitaire organisaties willen meer: integratie van systemen, apparaten en sensoren. En het liefst voeg je daar intelligentie aan toe. Dat alles leidt volgens Van Laere tot een nieuwe categorie: de Connected Portfolio Intelligence Platforms oftewel CPIP.

Op één platform

‘Het idee is eenvoudig’, legt Van Laere uit. ‘Je creëert één platform waarin alle informatie samenkomt. Van sensoren en Building Management-systemen (BMS), tot aan reserveringsapps en financiële pakketten. Daarmee krijg je één versie van de waarheid. Niet alleen om dashboards te maken, maar ook om processen te automatiseren en beslissingen te nemen.’ Die openheid is cruciaal. Planon biedt koppelingen met partijen als Schneider Electric en SAP, maar ook een eigen marketplace waar klanten eigen use cases kunnen toevoegen. ‘Het beste systeem is niet langer het systeem met de meeste functies’, zegt Van Laere. ‘Het is het systeem dat zich het makkelijkst laat koppelen binnen jouw ecosysteem.’

Data komen vaak in silo’s terecht

Slimme gebouwen zijn allang geen toekomstmuziek meer. Sensoren meten temperatuur, luchtkwaliteit, bezetting en energieverbruik. BMS-systemen regelen klimaat en verlichting. Van Laere: ‘Maar de data daarvan komen vaak in silo’s terecht. Een platform kan operationele technologie en informatietechnologie aan elkaar te verbinden. Neem een sensor die de temperatuur in een ruimte meet. Als die een keer een te hoge waarde geeft, grijpt het gebouwbeheersysteem in en verlaagt het de temperatuur. Maar als dat tien keer gebeurt, is er misschien een probleem en moet een technicus langskomen. Dat is “if this, then that” en dat kun je vandaag al automatiseren.’

Bezetting van de komende weken

De analyses gaan verder dan comfort. Door trillingspatronen te analyseren, kan AI voorspellen wanneer een installatie dreigt uit te vallen. ‘Predictive maintenance voorkomt vervolgens stilstand en dat bespaart kosten’, aldus Van Laere. Waar het IoT-data levert, zorgt AI voor interpretatie en voorspelling. ‘AI is goed in patroonherkenning’, zegt Van Laere. ‘Bijvoorbeeld bij werkplekgebruik. We analyseren reserveringen en sensordata over een jaar en we kunnen met 95 tot 98 procent nauwkeurigheid voorspellen hoe de bezetting de komende weken zal zijn.’

Directe impact op services

Die inzichten hebben directe impact. Van Laere: ‘De catering kan worden afgestemd op het aantal verwachte medewerkers. Schoonmaak kan efficiënter worden ingepland. Zelfs voedselverspilling kan worden teruggedrongen door bestellingen te koppelen aan bezettingsdata. Zo maak je heel specifieke use cases die waarde toevoegen’, zegt Van Laere. Tot nu toe lag de nadruk op inzicht: mooie dashboards die laten zien hoe een gebouw wordt gebruikt. Maar de volgende stap is actie. ‘We willen dat het systeem suggesties doet’, zegt Van Laere. ‘Wil je deze optimalisatie doorvoeren? Ja of nee. Dan krijg je als facilitair professional die keuze voorgelegd. Uiteindelijk kun je ook ervoor kiezen om een bepaalde actie te automatiseren. Omdat je daar niet meer in de loop hoeft te zijn.’

Use cases op de Marketplace

Dat kan klein beginnen, zoals het sluiten van ramen. Een klant van Planon wilde voldoen aan een verzekeringsvereiste dat alle ramen ’s nachts dicht moeten zijn. ‘Vroeger liep iemand elke avond langs om de ramen te sluiten’, vertelt Van Laere. ‘Nu meten sensoren of ramen openstaan. Via een dashboard kan één facilitaire professional alles controleren en dus gericht ramen sluiten. Maar het is denkbaar dat je, in de toekomst, die ramen automatisch sluit op een bepaald tijdstip. Omdat je dat via zo’n platform hebt geautomatiseerd.’ Dat soort use cases staan inmiddels op de Marketplace van Planon, zodat andere klanten deze ook kunnen gebruiken. Van Laere: ‘Onze rol is de connectie maken, data vangen en processen automatiseren.’

Tegen je systeem praten

De toekomst wordt nog interactiever. Van Laere: ‘Als een lift defect is, kan een AI-agent automatisch een ticket aanmaken, prioriteiten stellen en een technicus inplannen. Zonder menselijke tussenkomst.’ Ook de gebruikerservaring verandert. ‘Je kunt straks als facilitair professional gewoonweg tegen je systeem praten’, voorspelt Van Laere. ‘Boek een vergaderzaal voor zes personen met een flatscreen. Het systeem antwoordt dan zodanig dat je de garantie hebt dat deze ruimte voor jou is gereserveerd en communiceert dat ook naar alle deelnemers, maar wacht tot op het laatste moment. Zodat het de planning voor die dag, met alle boekingen, kan optimaliseren. Dat is het gemak dat eindgebruikers verwachten.’

Datagedreven FM

Hoe digitaal is facility management al? ‘We zien zeker vooruitgang en mooie use cases’, zegt Van Laere. ‘Maar echt data driven? Daar kunnen we nog stappen zetten. Nieuwe gebouwen worden opgeleverd met BMS-systemen, dus de druk om met die data uit de gebouwen iets te doen neemt toe. Ook omdat organisaties verwachten dat facilitaire teams bijdragen aan duurzaamheidsdoelen.’ Wie wil beginnen met datagedreven facility management, moet stapsgewijs beginnen, stelt Van Laere. ‘Begin niet met alles tegelijk’, adviseert Van Laere. ‘Kies use cases die meteen waarde toevoegen. Denk aan kosten besparen of processen optimaliseren. Zorg vervolgens dat je over het betreffende proces betrouwbare data hebt. Garbage in is namelijk nog altijd garbage out.’

Trend nu al zichtbaar

Van registreren en analyseren gaat het naar inzichten én acties. Dat is een trend die volgens Van Laere nu al zichtbaar is. ‘Open platforms, het IoT en AI vormen samen de motor van deze verandering. De volgende stap is dat systemen niet alleen vertellen wat er gebeurt, maar ook voorstellen doen en zelfs beslissingen nemen. Dat is waar facilitaire software naartoe beweegt: van informatiesysteem naar besluitvormingsplatform. Daardoor krijg je grip op je kosten, kun je acties nemen om de duurzaamheid te verbeteren en zet je een gebruikerservaring neer.’

Dit artikel is gesponsord door Planon.