Bram Friesen

Moderne ambtenaar uit Ede stapt over naar nieuwe werkelijkheid

Met het project de Nieuwe WERKelijkheid definieert de gemeente Ede de toekomstige rol van haar kantoren en het hybride werken. Tegelijkertijd neemt de gemeente de mobiliteit onder de loep. Die moet groener. Bram Friesen, afdelingsmanager Grondzaken, Vastgoed en Services van de gemeente Ede, legt uit: “Dit heeft gevolgen voor medewerkers, kantoren en onze cultuur.”

De gemeente Ede deed al aan het nieuwe werken, stelt Friesen. “Al voor corona dachten we na over de toekomst van het werken, passend bij de opgaven in Ede. Toen noemden we dat nog het nieuwe werken. Maar nog voordat we er goed en wel mee aan de slag konden, kwam corona en zaten we thuis. Vanuit het verplichte thuiswerken werken we toe naar een gecombineerd concept van deels thuis of elders werken en deels op één van de vijf van onze kantoren in Ede. Voorop staat dat we in verbinding willen blijven met elkaar, maar ook met de Edese samenleving.” Kortom, corona bracht een versnelling in het nadenken over samenwerken, de kantoren en de bijbehorende cultuur, schetst Friesen. “Hoe ‘gedraag’ je je? Hoe kom je naar het werk? Hoe vinden we elkaar weer? En: hoe moeten we onze kantoren daarop aanpassen? Dat zijn vragen die daarbij opkwamen.”

Ontmoetingsplaats

In de nieuwe werkelijkheid is kantoor vooral gedefinieerd als een ontmoetingsplek. Friesen: “Je kiest de werkplek die bij jouw activiteiten past. Op kantoor staat ontmoeten, samenwerken, overleggen en het contact met burgers centraal. De kantoren voor onze negenhonderd medewerkers zijn we dan ook hiervoor meer en meer geschikt aan het maken. Dit vertaalt zich in ruimten voor het werken in programma of projectteams, ruimtes waar ontwerp- en creatieve sessies worden gehouden. En in plekken waar je informeel kan overleggen met elkaar. We merken dat we daarmee niet meteen vierkante meters kunnen afstoten omdat plekken om samen te werken en te ontmoeten nu eenmaal andere ruimtes vragen. Daarbij komt dat we als gemeentelijke organisatie flink zijn gegroeid. Door de groei van de stad zelf, maar ook doordat vanuit het Rijk steeds meer taken gedecentraliseerd worden.” Hoe de indeling van de kantoren precies gaat zijn, daar is de facilitaire services-afdeling nog mee bezig. “We zijn daarbij gestart om bij alle afdelingen van de gemeentelijke organisatie op te halen: Welke werkzaamheden doen jullie? Wat hebben jullie nodig? Etc. De uitkomsten zijn vertaald in bepaalde ijkpersonen passend bij bepaalde werkconcepten. Hieruit hebben we de behoeftes aan verschillende ruimten bepaald. Van reguliere werkplekken, specifieke samenwerkzones tot aan stilteruimtes. Op basis daarvan hebben we een vlekkenplan gemaakt. Dit vlekkenplan werken we dit jaar uit naar inrichtingsontwerpen, waarna we op realisatie overgaan. We zijn dus nog niet zo ver dat we die nieuwe werkelijkheid al helemaal vorm hebben gegeven.”

Een beperkt aantal werkplekken

De gemeente Ede krijgt afdelings- en/of teamhubs met een beperkt aantal werkplekken. Friesen: “Rondom hubs liggen flexibele zones die voor alle medewerkers te gebruiken zijn en waar ze ketengericht en projectgericht kunnen werken. Afdelingen of teams maken onderling afspraken hoe ze de gedeelde flexibele zone verdelen tijdens de week. We ontwikkelen ook hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat je daadwerkelijk een werkplek hebt als je naar kantoor komt. We hebben al een reserveringsapp voor werkplekken, maar die werkt nog niet helemaal naar behoren. Omdat er geen schaarste is, kunnen medewerkers nu nog gaan zitten waar ze willen zitten en hebben ze ook geen noodzaak om tot reserveren over te gaan.” In de praktijk werken de gemeentelijke collega’s gemiddeld 40 tot 60 procent thuis. “We maken thuiswerken structureel onderdeel van onze manier van werken, afhankelijk van de werkzaamheden. Als uitgangspunt hanteren we 40 tot 60 procent thuiswerken oftewel twee à drie dagen. Maar de uitwerking en hoe daar mee om te gaan kunnen afdelingen zelf verder invullen. De afdelingen of teams maken uiteindelijk de afspraken over hoe vaak medewerkers op kantoor zijn.”   

Wanneer werken op kantoor?

De gemeente Ede maakt voor haar medewerkers in het project de Nieuwe WERKelijkheid ook duidelijk waarvoor werken op kantoor en thuis bedoeld zijn. Friesen: “Op kantoor kom je vooral om elkaar te ontmoeten. Informeel of formeel. Om samen te werken en creërend te overleggen, bijvoorbeeld met een brainstormsessie. Ook wettelijk verplichte overleggen vinden op kantoor plaats, zoals raadsvergaderingen. Typische activiteiten die je voornamelijk vanuit huis kunt doen, zijn individueel werk, overleggen die informerend en zakelijk zijn en contact met externen. We gaan de kantoorpanden op de activiteiten aanpassen. Dat betekent dat we minder statische werkplekken krijgen en meer ruimtes om met elkaar te overleggen. ”

vrouw op kantoor

Meer weten over de ideale werkplek? 

Facto.nl heeft trends, best practices en tips gebundeld

De moderne ambtenaar

Net zoals het nieuwe werken een cultuuromslag vergt, is dat ook bij de nieuwe werkelijkheid zo. Friesen: “In een proeftuin experimenteren we met het samenwerken zoals we dat met de nieuwe WERKelijkheid beogen. Op een afdelingsvloer ontdekken we waar behoefte aan is, zodat we daarmee in de meer definitieve opstellingen rekening kunnen houden. We merken nu al dat het project een nieuwe cultuur met zich meebrengt. Die zit dicht tegen wat in overheidstermen de moderne ambtenaar is gaan heten. De ingrediënten daarvan? Niet praten over, maar met elkaar. Zorg dat je bereikbaar en aanspreekbaar bent. Werk waar je wilt werken. Pak je verantwoordelijkheid. En heb het met je team over al deze elementen. We organiseren daarover ook teamsessies. Die hebben als doel om met elk individueel team tot gedragen werkafspraken te komen en begrip te hebben voor de activiteiten die binnen het team plaatsvinden. De spanning – en die ervaar ik zelf ook als manager – is dat je je mensen niet alle dagen meer op kantoor bij je hebt. Hoe ga ik als manager dan sturen? Wat mag ik ervan vinden als iemand wel of niet op kantoor is? Je moet als manager met je team hierover het gesprek kunnen aangaan. Dat mag best wat schuren af en toe. Alleen zo krijg je met elkaar duidelijkheid. Ook organisatiebreed gaan we hierop sturen. Onder andere om de ‘kameel’ in de week te voorkomen. Dat wil zeggen: alle afspraken en druk op de dinsdag en donderdag, terwijl de rest van de week het kantoor voor de helft leegstaat.”

Mobiliteit losgetrokken

Het actualiseren van het mobiliteitsbeleid was het eerste onderdeel van het project de Nieuwe WERKelijkheid, zegt Friesen. “Immers, als we minder vaak op kantoor zijn en grotere flexibiliteit in werktijden hebben, heeft dit impact op de wijze van naar kantoor komen en het parkeren. Maar dat hebben we losgetrokken. De twee onderwerpen hebben zeker met elkaar te maken, maar we wilden het toch apart benaderen. Uitgangspunt van het mobiliteitsbeleid is dat collega’s waar dat kan zoveel mogelijk met de fiets of het openbaar vervoer naar het werk komen en minder met de auto. Woon je binnen een ring van tien kilometer van het werk, dan stimuleren en faciliteren we het gebruik van de fiets optimaal, al dan niet elektrisch.”

Grab and go

Wat doet het project de Nieuwe WERKelijkheid met de soft services? Friesen: “Als eerste de catering: we hebben nog ons eigen restaurant waar ook mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werken. Zij verzorgen onder meer lunch, avondeten en vergaderservices. We merken dat de vraag daar ook diverser wordt en dat we daar met meer flexibiliteit op in moeten spelen. Eén van de aspecten is een toename van ‘grab and go’. Even een salade of een broodje pakken en dan naar een andere locatie of naar een afspraak buiten gaan. Daar spelen we nu op in. Ook wat betreft het avondeten. Wij bieden maaltijden aan die mensen thuis alleen maar hoeven op te warmen. Zo kun je langer doorwerken op kantoor als je dat wilt.” Bij de receptie/beveiliging wil de gemeente meer met ‘hostmanship’ gaan opereren. “De nadruk meer op gastvrij ontvangen in plaats van de situatie van een beveiliger achter een desk. Dat past meer bij de tijd. We kijken nu naar wat dat betekent voor de mensen die het werk doen.”

“Ook andere services zoals schoonmaak en inkoop/distributie van kantoorartikelen moeten we nader onder de loep nemen”, constateert Friesen. “Voor nu staan het ophalen van de input en het doorvoeren van de uitgangspunten van het project de Nieuwe WERKelijkheid eerst op de agenda. Daarna volgen de implicaties voor onze services. Maar dat er wat gaat veranderen, staat al wel vast. Wellicht ook voor onze vastgoedstrategie van onze vijf gebouwen. Bij één gebouw loopt de huur af. Passen de gebouwen nog wel bij onze behoeftes om samen te werken? Als je bezig bent met deze nieuwe werkelijkheid komen er steeds meer zaken op je af. Als je eenmaal bezig bent, wil je doorpakken.”