Provinciehuis Zuid-Holland

De tweede etage, met doorkijk naar de begane grond.

Provinciehuis Zuid-Holland

De derde etage

Hoe het provinciehuis na een grote renovatie weer van Zuid-Holland werd

Het hoofdgebouw van het provinciehuis Zuid-Holland is drie jaar gesloten geweest voor renovatie. Het gebouw is sinds september 2022 weer onderdeel van het provinciehuis en is opnieuw het Haagse visitekaartje. Facto ging in gesprek met Nanda van Rijn - Koppers, werkzaam bij organisatieadviesbureau TwynstraGudde, en Renate Rijbroek, manager Huisvesting, Vastgoed en Kunst bij de provincie Zuid-Holland over de transformatie van het gebouw tot het energieneutrale pand dat het nu is.

Door Susan Meenhuis-Bosboom | Fotografie: Martijn Beekman/PZH

De entree is gastvrij en persoonlijk. De fototentoonstelling op de begane grond over Nederlandse veteranen springt in het oog. Pakkende beelden en dito verhalen. De expositie is een voorbeeld van hoe er in het gerenoveerde provinciehuis ruimte wordt gemaakt voor de samenleving.

In een video op de website van de provincie hoor je een van de genodigden tijdens de officiële opening op 14 september zeggen: “Wat een ongelofelijk mooi, licht en luchtig gebouw is het geworden.” En dat is het. Het daglicht komt van alle kanten het pand binnen, waardoor het een frisse uitstraling krijgt. Duurzaamheid is een belangrijk uitgangspunt voor de renovatie geweest en is dat nog steeds voor het gebruik van het gebouw. Voor het ontwerp is gekozen voor elementen die uit de regio komen, voor een zo laag mogelijke CO2-uitstoot. En er is bewust gekozen voor hergebruik van materialen, deels ook afkomstig uit het eigen gebouw. Het is een plek geworden waar je graag voor een bijeenkomst komt, als bestuurder, ambtenaar, samenwerkingspartner en burger. Het gebouw is deels vrij toegankelijk, zodat er allerhande evenementen kunnen plaatsvinden en mensen uit Den Haag en omstreken elkaar kunnen ontmoeten. Maar dit alles ging niet zonder slag of stoot.

‘De tijdsdruk was hoog, want de officiële opening was al gepland’

Nanda Koppers (links) en Renate Rijbroek in het nieuwe provinciehuis
Nanda van Rijn (links) en Renate Rijbroek in het nieuwe provinciehuis.

‘Hoera, de koning komt’

Het hoofdgebouw, intern ook wel gebouw C genoemd, is drie jaar lang dicht geweest voor de renovatie. In die periode werkten alle medewerkers in de andere panden van de provincie of, mede door corona, thuis. De renovatie is uitgevoerd door een projectteam in samenwerking met de vakteams uit de organisatie. Met de opening van het pand in zicht was het de uitdaging voor Facilitaire Zaken om alle facilitaire diensten opnieuw in te richten en het vernieuwde gebouw in beheer te nemen. De overdracht van de projectorganisatie naar de beheerorganisatie stond hierbij centraal.

Namens het facilitair managementteam van de PZH heeft Renate Rijbroek Nanda van Rijn – Koppers van TwynstraGudde als transitiemanager aangetrokken om voor deze overdracht een plan te maken en het proces te begeleiden. Van Rijn: “Het was echt een heel ander gebouw geworden met nieuwe functies, dat behoefte had aan nieuwe werkprocessen. Het eerder geschreven dienstverleningsconcept had dus echt verdieping en verdere uitwerking nodig. Samen met de collega’s van de verschillende vakteams heb ik gestuurd op een realistische planning en de verschillende processen nader tot elkaar gebracht. De tijdsdruk was hoog, want de officiële opening was al gepland en de agenda van Zijne Majesteit de koning was hiervoor vrijgemaakt.”

Verbindende rol

Om uiteindelijk het primaire proces optimaal te faciliteren in alle gebouwdelen, en niet alleen het hoofdgebouw, is de band tussen Facilitaire Zaken en de interne dienstverleners en eindgebruikers cruciaal. Van Rijn had een verbindende rol in een team van gedreven professionals. De gehele analyse van de primaire processen, de doelgroepen, het beoogde gebruik van het gebouw en het facilitaire aanbod hebben geleid tot een definitief dienstverleningsconcept.

Rijbroek: “Een goede aansluiting was nodig bij alle werkprocessen en afspraken. Het gebouw was dusdanig gerenoveerd dat eerder gebruikte werkprocessen niet meer pasten. Denk hierbij aan een volledig nieuw schoonmaakbestek met daarin veel glas of de smartbuilding-applicaties die voorheen niet bestonden. Beveiliging was daarbij ook een belangrijke component. Niet verrassend als je weet dat de totale oppervlakte ruim 16.000 m2 telt én er dagelijks politiek wordt bedreven. Bestaande contracten werden aangepast en nieuwe contracten werden gesloten. Inzoomen op de exploitatie voor de begroting kon daarmee niet achterblijven. Een duidelijke gebruikshandleiding werd geschreven om de gebruikers van het pand de weg te wijzen en te informeren over de faciliteiten en mogelijkheden. Na een periode van twee jaar grotendeels thuiswerken kenden collega’s het pand niet meer terug en waren er nieuwe collega’s die nog nooit in het gerenoveerde hoofdgebouw waren geweest. Gelukkig zorgt het hospitalityteam van FZ dagelijks voor een warm en persoonlijk welkom en wijst alle bezoekers indien nodig de weg.”

De ziel is terug

Nu het gebouw in gebruik is genomen, is Facilitaire Zaken aan zet om de dienstverlening te bieden zoals in- en extern overeengekomen is. Maar er wordt natuurlijk ook vooruit gekeken. Zo blijven processen geoptimaliseerd worden en is er bijvoorbeeld in samenwerking met Facilitaire Zaken en TwynstraGudde beoordeeld wat nodig is om het datagedreven werken te kunnen verankeren in de organisatie. Verder wordt door Facilitaire Zaken uitgediept hoe het gerenoveerde hoofdgebouw en de andere bouwdelen op elkaar aansluiten in een toekomstbestendig huisvestingsconcept. Rijbroek: “We werken met het hele facilitaire team aan een nog betere ondersteuning van de politieke omgeving waarvoor wij werkzaam zijn. De blik is nu gericht op alle gebouwdelen van het provinciehuis en de buitenlocaties. Het uitgangspunt daarbij is de gemiddelde behoefte van de helft van de werktijd op kantoor waarbij ontmoeten centraal staat, de andere helft van de werktijd thuis of elders. Ook wordt nu gewerkt aan de duurzame meerjarenonderhoudsplannen voor de andere gebouwen.”

Het gerenoveerde hoofdgebouw biedt naast de huisvesting van de politieke en bestuurlijke organisatie veel mogelijkheden tot ontmoeten. Niet alleen voor (hybride) vergaderingen, maar ook voor een-op-een-gesprekken met goede koffie en evenementen voor honderden personen. “Met de opening van het hoofdgebouw voelt het provinciehuis weer compleet. We zien het drukker worden en het aantal evenementen toenemen. Collega’s vinden opnieuw hun weg in het provinciehuis. Het is weer mogelijk om partners te ontvangen, waarmee het provinciehuis weer het huis van de provincie Zuid-Holland is geworden”, sluit Rijbroek zichtbaar trots af.