Dynamisch Aankoop Systeem voor eten en drinken

2. Hoe is het proces verlopen?

Van der Knaap heeft de samenwerking gezocht met het Shared Service Center Ons (partner op het gebied van inkoop & contractmanagement) en met The Food Directors (software bouwer F&B keten en stimulator in samenwerking binnen de korte keten) om de ervaringen en de expertise in de korte keten en op het gebied van aanbestedingen in te winnen. In samenwerking met beide partijen is het DAS systeem ontwikkeld voor het inkopen van eten en drinken. Ook is er regionale publiciteit gezocht en is het team van Agro en Food binnen de provincie ingezet vanwege hun contacten met en kennis van de doelgroep. Vervolgens is in januari een dialoog gevoerd met tien verschillende regionale coöperaties en lokale ondernemers uit de regio waar al de benodigde kennis en contacten mee waren. Hier is de aanpak gepresenteerd en feedback ontvangen over de mogelijke obstakels voor leveranciers om via het DAS een offerte uit te brengen.

3. Hoe betrek je de korte keten?

Annet de Haas, hoofd Location Facilities bij Wageningen University & Research, pleit voor een dialoog tijdens het aanbestedingstraject, en ziet een meerwaarde in een relationeel contract. “Een aanbesteding voor catering is niet moeilijk uit te schrijven. Maar je kunt ook de vraag stellen: hoe zorgen we er nu met elkaar voor dat onze mensen gezonder en duurzamer gaan eten? Daar kun je een gedeelde verantwoordelijkheid van maken en om dat doel te bereiken moeten de belangen van de partijen op elkaar worden afgestemd. Daarnaast moeten naast de functionele eisen in het contract ook afspraken worden gemaakt over de sociale norm. Hoe gaan we met elkaar om? Welke afspraken maken we over de samenwerking om de ambities te halen? Het draait om een open relatie, waarbij opdrachtnemer en opdrachtgever samen in onderling overleg en samenwerking de verantwoordelijkheid nemen om doelen te bereiken.”

4. Welke uitdagingen kent de voedselketen tegenwoordig in relatie tot het inkoopproces?

‘Regionaal inkopen is op zichzelf al een uitdaging’, meent Astrid Ekker, inkoopadviseur van het Shared Service Center ONS. ‘Het grote verschil met een reguliere aanbestedingsmethodiek is dat je de uitvragen kunt voorzien van verschillende eisen aangaande kwaliteit, levering en looptijd. Binnen het DAS is het assortiment opgebouwd vanuit de verschillende productcategorieën. Hierdoor wordt de scope per uitvraag ook behapbaar voor kleinere leveranciers om aan te bieden. De uitdaging zit erin om enerzijds kleine partijen te contracteren met een goede leverbetrouwbaarheid, en anderzijds het productassortiment zo te combineren dat het logistiek ook goed werkbaar blijft.’ Van der Knaap: ‘Het is niet werkbaar wanneer je dagelijks 20 verschillende leveranciers aan de deur krijgt die hun producten komen leveren. Daarnaast maken de geldende hygiëne-eisen voor versproducten dat je een levering niet buiten aan de deur kunt laten staan, omdat er geen tijd is de levering aan te nemen en weg te werken.’

5. Hoe ziet dit er nu in de praktijk uit?

Natasja Vasse, contractbeheerder en materiaaldeskundige van voedingsproducten, geeft aan dat de provincie de uitvragen binnen de verschillende categorieën dit voorjaar heeft gepubliceerd. Hieruit zijn overeenkomsten voortgekomen met verschillende looptijden. Drie maanden voordat een opdracht afloopt wordt gekozen voor een verlenging of wordt er een nieuwe uitvraag gepubliceerd op het platform voor die betreffende categorie. Dan ontvangen alle ingeschrevenen in die specifieke categorie een mail met deze aankondiging. Zij loggen in en kunnen de uitgevraagde behoefte lezen, vragen stellen en een offerte indienen. De doorlooptijd van dat proces duurt ongeveer 4 weken tot gunning. Er zitten nu ruim 30 inschrijvers in de kaartenbak. Voor elke categorie zijn er nu één of meer aanbieder(s). De komende vier jaar kan iedereen zich dagelijks melden voor die kaartenbak en zo direct op de hoogte zijn wanneer de provincie Overijssel een nieuwe uitvraag doet. Inschrijven voor het DAS doet men via https://das.etenendrinkenbijoverijssel.nl.

6. Welke voordelen heeft dit nu voor de regionale markt?

De provincie kan per categorie nu makkelijk een opsplitsing maken met een specifiek assortiment en uitzetten op momenten dat dat relevant is. Door korte doorlooptijden van een opdracht ontstaan meer mogelijkheden om het assortiment aan te vullen of te wijzigen. De categorie ‘zuivel’ bijvoorbeeld, die is opgesplitst in een uitvraag voor uit melk, kaas en eieren van Nederlandse bodem en een uitvraag voor bewerkte (halfvolle) melk en buitenlandse kazen. Met input van marktpartijen kunnen we het DAS verder optimaliseren en vraag en aanbod beter op elkaar laten aansluiten. Ook ontstaat er een optimale kans voor de producenten (boeren) om vanuit samenwerking een completer aanbod te doen met een breder assortiment.

7. Wat levert deze methode jullie op onderaan de streep?

Na eerst een hoop werk van het ontwikkelen van het DAS, het helder krijgen van het productassortiment per categorie én het uitvraagproces voor de eerste keer doorlopen, gaat de provincie straks zelf bijdragen aan het eigen beleid ten aanzien van de AgroFood sector en duurzaamheid. Het DAS systeem staat en bevat voldoende inschrijvers die het aanbod van eten en drinken voor de medewerkers en gasten van het provinciehuis vullen met grotendeels regionale producten. En dat is volgens Van der Knaap het belangrijkste. Mooie bijvangst is een efficiënter proces rondom de administratie. Het aanpalende inkoop- en bestelsysteem BEUKK (Beter Eten Uit de Korte Keten), binnen hetzelfde platform van The Food Directors, is namelijk gekoppeld aan het administratiesysteem en daardoor gaat het verwerken van de facturering sneller. Zowel voor lokale leveranciers als voor de provincie.

8. Wat zijn volgens jullie essentiële leerpunten geweest?

Ekker geeft aan dat er veel tijd is besteed aan de ondersteuning van de leveranciers bij de registratie op het platform om in de kaartenbak terecht te komen. De korte keten is nog in ontwikkeling als het gaat om de verkoopactiviteiten die horen bij het leveren aan overheidsinstellingen. De wettelijke procedures voor overheden is niet altijd bekend bij korte keten leveranciers. Dat kan misverstanden veroorzaken ten aanzien van de procedure die gelopen moet worden. ‘In het inkoopproces van een Europese aanbesteding zitten wat administratieve verplichtingen die ook bij de inzet van een DAS vereist zijn. Het invullen vroeg om meer begeleiding van en afstemming met leveranciers om de achterliggende bedoelingen toe te lichten.’ Een persoonlijk leerpunt voor Marije Trompetter, junior inkoopadviseur bij ONS is: ‘We hebben echt over sectoren heen gekeken en zijn zo op nieuwe ideeën gekomen, zoals de DAS voor eten en drinken die gezamenlijk ontwikkeld is.’

9. Is er een dieptepunt geweest in het proces?

Van der Knaap: ‘Een echt dieptepunt was er niet. Wel was de tijdsdruk veel hoger omdat we van tevoren niet hadden verwacht dat de ondersteuning van de leveranciers zo veel tijd zou vragen. Het DAS kent een digitale werkwijze met formulieren, waar sommige leveranciers niet eerder mee hebben gewerkt. Een banketbakker is gewend dat er iemand aan de toonbank komt of telefonisch een bestelling doorgeeft. Een DAS vraagt dat je na gunning dagelijks tijd inruimt om online te kijken of er een bestelling van de provincie is en dat er niet aan de toonbank wordt afgerekend. Dat is voor een deel van de kleinere ondernemers grote verandering.’ Eenmaal een bestelling geplaatst, is het systeem eenvoudig, want orders worden verwerkt aan de hand van een geautomatiseerde administratie.

10. Waar heb je op getoost na de stakeholdersbijeenkomst?

‘Dat we ruim 30 inschrijvingen hebben in de kaartenbak en dat we voor alle categorieën opdrachten hebben kunnen uitzetten en dat daarmee de continuïteit van onze interne dienstverlening is geborgd’, zegt Van der Knaap. ‘Dat is echt spannend geweest tot het allerlaatste moment. Want je kunt wel aanbiedingen krijgen, maar daarmee zijn ze nog niet passend op de uitvraag. Volgende fase is straks de optimalisatie van het systeem en de assortimentsbepaling per categorie, zodat we de volgende uitvraagronde nog beter kunnen doorlopen en wederom passende offertes binnenkomen.’ Ekker vult aan: ‘Ik denk dat we moeten blijven innoveren in het contract, dus blijven proberen om een nog kortere keten te pakken te krijgen. Dat betekent kijken of je de uitvraag verder kunt splitsen. Dat heeft tijd nodig.’

Van der Knaap is tevreden met het behaalde resultaat. ‘We hebben hard gewerkt om het concept van een ‘gastvrije dienstverlening, duurzaam en met zoveel mogelijk producten van dichtbij’ goed neer te zetten. Het in eigen beheer nemen van de cateringorganisatie en ook de receptiediensten geeft meer vrijheid voor aansluiting bij de eigen kernwaarden en het eigen beleid. De provincie Overijssel heeft met deze transitie de eerste stappen gezet naar een hogere mate van flexibiliteit bij de inkoop van nieuwe trends in F&B productontwikkelingen en regionaal geproduceerde producten beter faciliteren.’