Tips en checklist voor een effectief programma van eisen

Het opstellen van een goed programma van eisen (PvE) is niet makkelijk, zeker niet als dit gedaan wordt door onervaren medewerkers. En dat is vaak het geval, omdat het opstellen in veel gevallen gebeurt door een inhoudelijk deskundige, die dat werk vaak voor het eerst of maar een keer in de paar jaar doet. Een PvE kan in minder dan een uur zijn opgesteld, maar zal bij complexere zaken minimaal een aantal weken of zelfs maanden doorlooptijd hebben, omdat er door alle betrokkenen in diverse overleggen over moet worden afgestemd.

Discussie achteraf voorkomen

Het opstellen van een PvE maakt dat je gedwongen wordt vooraf goed over het gewenste product (een goed of een dienst) na te denken. Je beschrijft de gewenste uitvoering of levering immers zo al behoorlijk gedetailleerd voorafgaand aan de opdrachtverstrekking waardoor je bij de daadwerkelijke levering geen of veel minder discussie hebt. Dit artikel geeft een aantal handreikingen voor een goed PvE en bevat een checklist om te controleren of alle mogelijke onderwerpen zijn behandeld.

Lees op Facto.nl ook de blog van Joost over aanbesteden

Marktkennis vergaren

Een PvE moet passen bij wat de markt te bieden heeft. Daarvoor is marktkennis vereist. Bijvoorbeeld door een zoektocht op internet, door leveranciers te spreken, door documentatie te bestuderen of een marktconsultatie op TenderNed uit te zetten. Of door na te gaan hoe andere organisaties een vraagstuk hebben opgelost of door indicatieve offertes op te vragen. Hierbij is het vooral belangrijk om helder te krijgen wat de onderscheidende factoren zijn tussen de verschillende beschikbare oplossingen.

Heldere en ondubbelzinnige eisen

Eisen moeten ondubbelzinnig en helder zijn verwoord. Als dit niet zo is, kan later discussie ontstaan over wat precies is bedoeld. Daarnaast speelt dat een programma van eisen (en de beantwoording daarvan) in de regel onderdeel wordt van het contract waardoor het gewenst is dat teksten eenduidig en helder zijn. Eventuele toekomstige discussies gaan in de regel niet over de inhoud van het contract maar juist over de inhoud van de opdracht (de levering of dienst zelf) en die is beschreven in het PvE.  

Eisen én wensen

Een goed PvE bevat eisen, maar daarnaast ook wensen. Als aan alle eisen wordt voldaan en er geen wensen zijn, zal alleen de prijs nog onderscheidend zijn tussen de verschillende offertes. Dat kan de bedoeling zijn, maar zeker bij de complexere inkooptrajecten zul je niet alleen op laagste prijs willen kiezen en dus wensen moeten opnemen. Aan wensen hoeft niet te worden voldaan. Als dit wel het geval is, is dit van toegevoegde waarde voor de opdrachtgever. Juist door de wensen kan een leverancier zich onderscheiden, aan de eisen moet immers elke leverancier voldoen. Bij het beoordelen van offertes zal zo met name de discussie worden gevoerd in welke mate het aanbod voldoet aan de wensen en of de invulling van de wensen een eventueel hogere prijs rechtvaardigt.

Functioneel beschrijven

In een PvE zijn de eisen bij voorkeur zo functioneel mogelijk beschreven. Ook de doelstellingen zijn in duidelijke bewoordingen beschreven. Functioneel beschrijven maakt dat teksten beter te begrijpen zijn, maar maakt vooral ook dat een leverancier enige vrijheid krijgt bij het invullen van het gevraagde. Een eis als 'wij willen een oplossing om van A naar B te komen' kan door een leverancier worden ingevuld met auto, trein, fiets, et cetera, afhankelijk van waar hij goed in is. De leverancier schat in wat het beste past bij de andere gestelde eisen. Zoals bijvoorbeeld 'onderweg kunnen werken’ of ‘makkelijk een groot pakket kunnen meenemen’.

Samenspel inkoper en materiedeskundige

Bovenstaande maakt duidelijk dat het opstellen van een goed PvE voor complexere goederen en diensten niet even snel gedaan kan worden. De inhoudelijk deskundige zal hier tijd voor vrij moeten maken en ook regelmatig moeten afstemmen met de achterban. In de praktijk blijkt het wenselijk dat de materiedeskundige wordt gecoacht door iemand met ruime ervaring met PvE's. In de regel is dat de inkoper. De inhoudelijk deskundige levert de inhoud, de inkoper stelt vragen naar aanleiding van bovenstaande punten. Zo is een goed en aanbestedingswaardig PvE gegarandeerd en wordt vooraf goed over de uitvoering nagedacht.

Alles beschrijven?

De checklist is bedoeld om te controleren of alle mogelijke onderwerpen afdoende behandeld zijn. Vaak zal een bepaald punt op de checklist niet van toepassing zijn en kan het genegeerd worden. In andere gevallen, afhankelijk van het product (goed of dienst) dat wordt ingekocht, is het wel een punt dat in een eis of wens moet worden uitgewerkt. Hierbij zal ook nog spelen of het nodig is om álles te beschrijven (welk risico lopen we als we het niet opschrijven?) Zo spelen de gewenste levertijd en het betalingsmoment eigenlijk altijd een rol, maar hoeven ze niet altijd beschreven te worden. Bij complexere opdrachten uiteraard wel.