Voor facilitair managers die er nog aan twijfelen: het hybride werken leidt niet tot een verminderde productie en het heeft een positieve invloed op het mentale en fysieke welzijn van medewerkers. Alleen heeft de innovatiegraad er wel onder te lijden, constateert accountants- en advieskantoor PwC na onderzoek. We legden de resultaten voor aan Pieter Lems, manager Strategie & Ontwikkeling bij NN Facility Management.
Door: Ronald Bruins Foto’s interieur: Lucas van der Wee
Het kantoor van Nationale-Nederlanden. Pieter Lems: ‘We moeten een kantooromgeving bieden die het echt waard is om voor te reizen.’
‘We zijn verantwoordelijk voor de kantoren in Nederland’, steekt Lems van wal. 'Dat betekent dat we in Nederland bijna 9.000 medewerkers bedienen. De hoofdlijn is dat mensen ervoor kiezen om gemiddeld twee dagen per week naar kantoor te gaan en dat die uitgangspositie zich stabiliseert. Uit tevredenheidsonderzoeken blijkt dat door het hybride werken het engagement, oftewel de betrokkenheid, bij NN is gestegen. Mensen waarderen de flexibiliteit en de vrijheid van het hybride werken. Wat ook aan de tevredenheid heeft bijgedragen is dat we vrij snel nadat corona uitbrak wijzigingen in het kantoor hebben aangebracht. Daardoor hebben wij nu een juiste mix van algemene ruimtes om te overleggen en werkplekken waar je elkaar achter je bureau ontmoet tot aan belcellen om geconcentreerd dat videobelgesprek te houden.'
Op de max van hybride werken
Die tevredenheid blijkt ook uit het onderzoek van PwC. Met 53 procent van de werkende bevolking die kiest voor het hybride werken, scoort Nederland het hoogste in de EU. 'Ik denk dat we met dat getal op zijn max zitten wat betreft aantallen hybride werkers', reageert Bas van de Pas, leider van de people analytics-praktijk van PwC. 'Dat kan haast niet meer hoger. Dat het getal ten opzichte van andere landen zo hoog is, komt door de grote mate van autonomie die je in Nederland op je werk hebt. We zijn eerder geneigd om werknemers de vrijheid te geven.' Nederlandse managers die dat doen, stellen zichzelf wel de vraag of hybride werken de productiviteit aantast. Of dat zo is of niet, daar geeft het onderzoek nog geen eensluidend oordeel over.' Van de Pas: 'We zien dat de productie per werknemer is toegenomen. We produceren meer per persoon. Maar dat kan ook samenhangen met het gegeven dat mensen die vanuit huis werken geneigd zijn extra uren te werken. Of het werk efficiënter gebeurt, dus dat de productiviteit per uur toeneemt, is niet duidelijk. We kunnen dus niet zomaar zeggen dat hybride werk ons rijker maakt. Maar het maakt ons in elk geval niet armer.'
Doorslaan in hybride werken kan een negatieve impact hebben op samenwerking en innovatie, constateert Bas van de Pas, leider van de people analytics-praktijk van PwC.
Het verhoogt het welzijn
Recente data en meerdere nieuwe onderzoeken tonen aan dat twee tot drie dagen thuiswerken aanzienlijke voordelen biedt, zegt Van de Pas. 'Werknemers ervaren dat het hun welzijn verhoogt, onder meer omdat ze minder tijd kwijt zijn aan forensen en dus meer tijd hebben voor persoonlijke bezigheden. Het maakt daarom werknemers gelukkiger. Mensen dwingen om terug naar kantoor te keren, is het kind met het badwater weggooien. Waarom zou je dat doen?' Dat doet NN dan ook zeker niet. Lems: 'Voor corona zag je dat onze collega’s vier à vijf dagen werkten op het kantoor dat hen was toegewezen. Andere kantoren gebruikten ze niet of nauwelijks. Nu we hen meer vrijheid hebben gegeven, zie je ook dat ze andere kantoren gebruiken. Het is de combinatie die klopt: thuiswerken, werken daar waar het handig is die dag en op je eigen kantoor. Daarbij moet je dan wel in de kantoren een mix hebben van de elementen die ik eerder noemde. Je kantoor helemaal omgooien naar alleen ontmoeten, daar geloof ik niet in. Werkplekken helemaal verwijderen is onzin. We bieden namelijk huisvesting aan een breed type medewerkers met een grote diversiteit aan activiteiten. Zelfs op een dag vol met vergaderingen wil je tussendoor toch nog je mail checken, een uur werken aan een rapport of een telefoongesprek voeren. Kortom, it’s all in the mix.'
Aantal vierkante meter neemt af
Van de Pas raadt facilitair managers dan ook op zoek te gaan naar de ingrediënten voor de juiste mix. 'Wat willen je collega’s? Waar hebben ze behoefte aan? Formeer klantpanels om die behoefte te achterhalen. Welke data komt er uit systemen zoals het toegangsbeheer, die de bezettingsgraad bijhouden? Welke reiskilometers moeten medewerkers maken? Al die elementen zijn key om de ideale mix te bepalen.' Van de Pas: 'Voor het realiseren van die mix bouw je meer ruimte ion voor ontmoeten en de verschillende kantoorelementen. Maar al met al daalt het aantal werkplekken an sich. Per saldo daalt dan nog steeds het aantal af te nemen vierkante meters. Dat zie je dan ook in de vastgoedkantorenmarkt terugkomen.'
Negatieve impact op innovatie
Doorslaan in hybride werken kan een negatieve impact hebben op samenwerking en innovatie, constateert Van de Pas op basis van het onderzoek. 'Kijk, een baanbrekende innovatie zoals een tablet kun je nog alleen verzinnen. Deze is zo out of the box bedacht dat het een geniale ingeving is. Maar het merendeel van de innovatie is incrementeel. Jij zegt iets, waardoor ik ga nadenken over hoe het product of de dienst verbeterd kan worden. Vervolgens zet je gezamenlijk stappen om die verbetering door te voeren. Daar heb je ontmoetingen en samenwerkingen voor nodig. Die innovatie neemt af naarmate de frequentie van het thuiswerken toeneemt. Samenwerken en echt contact maken gaat nu eenmaal gemakkelijker als je fysiek bij elkaar zit.'
Lems herkent het probleem. 'Stel, je wilt een ambitie of een strategie uitwerken. Dat gaat honderd keer beter als je daadwerkelijk bij elkaar zit. Zeker als je collega’s nog niet zo goed kent. Microsoft heeft hier tijdens de coronatijd onderzoek naar gedaan.
Pieter Lems, Nationale-Nederlanden: 'We moeten ervoor waken dat collega's helemaal niet meer op kantoor zijn.'
Bestaande teams waarvan de leden elkaar goed kenden, gingen efficiënter werken en bereikten een piek in de productiviteit. Maar nieuwe teams met medewerkers die elkaar niet goed kenden, gingen juist minder presteren. Als je niet op kantoor bent, ben je letterlijk niet aanspreekbaar. En dus wordt de drempel hoger om te communiceren. Dat is zeker een effect waar we als NN bij het hybride werken voor moeten waken. We zijn immers voor een groot deel een kennisgedreven organisatie.'
Tastbaar maken wat je wilt uitdragen
Er is nog een ander punt om alert op te zijn. Lems: 'We moeten er met elkaar voor waken dat collega’s helemaal niet meer op kantoor zijn. Jij kunt dat fijn vinden, maar het is de vraag of je je collega’s niet de mogelijkheid ontneemt om contact met jou te hebben. Als senior moet je bijvoorbeeld je junior collega bij de hand kunnen nemen. Anekdotisch: laatst verzuchte een collega dat hij er gek van werd om al die vragen op een kantoordag te beantwoorden. Dat snap ik wel, je bundelt die vragen nu omdat je nog maar twee dagen naar kantoor komt. Het geeft het belang aan dat je toegankelijk moet blijven voor collega’s en fysieke aanwezigheid werkt dan toch in veel gevallen laagdrempeliger.'
Tot slot constateert Lems dat door de vrijheid van keuze het nog belangrijker is geworden om een kantooromgeving te bieden die het echt waard is om voor te reizen. 'Wij vinden het belangrijk dat je in die twee dagen dat je op kantoor bent het gevoel krijgt bij het bedrijf waarvoor je werkt. Er ligt, ook voor facility management dus een grote nadruk op om een positieve ervaring te creëren. Een slechte ervaring kan reden zijn om niet meer naar kantoor te komen. Dat leidt ook tot een bredere inzet van de afdeling facility management. Van belcel en koffie tot aan de grote events op locatie. Het moet professioneel zijn. We hebben die insteek ook vervat in onze FM-strategie. We gaan van het bouwen van facility's meer naar het bieden van ervaringen. Dat gaat over continu het net ophalen. Wat verwachten medewerkers? Vervolgens proberen we die verwachtingen te overtreffen. Aansluitend zijn we als facility management een afdeling geworden die kan bijdragen aan belangrijke thema’s zoals gezondheid, duurzaamheid en inclusiviteit. Immers, we maken tastbaar wat het bedrijf wil uitdragen.'
