‘In dit werk moet je ook een zachte ‘nee’ kunnen verkopen’

Heb je het over scholen in combinatie met facilitair management, dan volgt bijna in één adem het woord vastgoed. Maar het facilitair werkgebied omvat zoveel meer en interessants. Zo is er een verschuiving gaande in waar welke taken worden ondergebracht. Sonja Koemans, senior facilitair adviseur en contractmanager bij Sophia Scholen: ‘De verantwoordelijkheid wordt meer naar het stafbureau getild, zodat de scholen zich kunnen focussen op het onderwijs.’

Door:  Bianca Faber

Als facilitair adviseur heeft Koemans al heel wat schooldirecties geadviseerd op het gebied van huisvesting, inrichting, beheer en onderhoud. Gedurende haar carrière maakte ze wat uitstapjes richting het ministerie van BZK, de gemeente Den Haag en het Stedelijk Museum Schiedam. Sinds pakweg twee jaar is ze senior facilitair adviseur en contractmanager bij Sophia Scholen in Voorhout. Met 28 locaties onder haar hoede krijgt verveling geen kans.  Op haar takenlijstje staan uiteenlopende onderwerpen. “Denk aan inkoop, contracten, huur en verhuur, duurzaamheid en facility management. En dat in verschillende rollen (projectleider, procesbegeleider, adviseur en beleidsvormen) op operationeel niveau (de eerstelijnsvragen) tot strategisch niveau. Ik noem mezelf gekscherend wel eens het schaap met de vijf poten.’

De veelzijdigheid van haar functie, dat het van alles behelst, maakt het werk mooi en moeilijk tegelijkertijd. ‘Om te voorkomen dat je door de waan van de dag wordt opgeslokt, hanteer ik de 80-20-regel, waarbij de 20 procent gevuld mag worden met alle ad-hocdingen die vanuit scholen op ons bord komen te liggen of mogelijk door wet- en regelgeving onze kant op komen. In dit werk moet je ook een zachte ‘nee’ kunnen verkopen. Ik zou nooit zeggen: ‘dat doe ik niet, succes ermee’, maar ik zou wel hem of haar op weg helpen, door iemand aan te dragen die wel kan helpen of door te verwijzen naar een school die met dezelfde struggle zat. Stel dat iemand een koffieautomaat wil aankopen en ik weet dat een andere school dat net heeft gedaan, dan verwijs ik door: ga eens proefdrinken, bekijk hun offertes eens, wie weet helpt jou dat op weg.” 

Transformatie naar kennisgedreven organisatie

Alles volledig bij één persoon neerleggen is onmogelijk, geeft ze aan. Daarom is het zaak om per discipline goed in kaart te brengen waar de verantwoordelijkheden liggen. ‘De grootste, en leuke, uitdaging is om daar een mooie weg in te vinden die voor iedereen passend is.’ Ze is druk doende daar een relevante bijdrage aan te leveren binnen de organisatie. “Een basis die verankerd is in de organisatie, als een soort wegwijzer binnen school. Zodat we meer proactief kunnen gaan werken in plaats van reactief. Ik zie het als een transformatie van een uitvoerende organisatie naar een meer kennisgedreven en controlerende organisatie.’  

Voorheen belandden facilitaire taken op het bordje van een schooldirecteur. Door de groei van schoolbesturen of samenwerkingen van scholen worden inmiddels steeds meer taken centraal georganiseerd, ziet Koemans. ‘De verantwoordelijkheid wordt meer naar het stafbureau getild, zodat de scholen zich kunnen focussen op het onderwijs.’ Ze noemt als voorbeeld het verbod op plastic bekers per 1 januari 2024. Daarvoor is een werkgroep in het leven geroepen die een oplossing bedenkt voor alle scholen die binnen Sophia vallen, in plaats van dat scholen ieder voor zich gaat broeden op een alternatief voor het plastic bekertje.   

Een positieve ontwikkeling, al is er een rafelig randje. Want: hoe meer werk bij de staf terechtkomt, des te meer capaciteit is nodig. ‘Als het stafbureau groter wordt, voelt dat alsof er minder geld overblijft voor het onderwijs. De vraagt rijst of je geld gebruikt om meer leerkrachten voor de klas te zetten of dat je geld gaat afromen voor het stafbureau. Dat is een lastige.’ En de vraag is ook wat haalbaar is. Wie regelt wat bij een verhuizing van een school, om maar eens wat te noemen. ‘Zoiets snoept veel tijd weg bij schooldirecteuren en leerkrachten en het is ook nog eens niet hun expertise. Het is mijn vakgebied en ik help ook, alleen kan dat maar beperkt en minder dan ik misschien zou willen, omdat ik er gewoonweg niet meer tijd voor heb. Dat vind ik lastig, om dat dan los te laten.’ 

Meer weten? Lees het volledige interview hier op Facto.nl