Vakbladen en nieuwsitems staan vol over datagedreven inkoop, AI en andere moderne termen. Maar is slimmer inkopen met behulp van data inderdaad zo moeilijk? Hoe kun je data gebruiken om vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen? Welke data kun je morgen toepassen in je inkoopproces?Vakbladen en nieuwsitems staan vol over datagedreven inkoop, AI en andere moderne termen. Maar is slimmer inkopen met behulp van data inderdaad zo moeilijk? Hoe kun je data gebruiken om vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen? Welke data kun je morgen toepassen in je inkoopproces?
Dit is het derde en laatste deel uit de reeks artikelen over de inkooppraktijk van Tender People en is geschreven door Dennis van Leuverden en Judith Scherpenisse, beide adviseurs bij Tender People
Datagedreven inkoop is de laatste jaren trending in inkoopland en de definitie is eigenlijk precies wat je zou verwachten: het inkopen van producten of diensten waarbij je om het proces te stroomlijnen gebruik hebt gemaakt van data. Dat lijkt breed en dat is het ook, want je kunt zowel data uit je eigen organisatie gebruiken als data die publiek toegankelijk is.
Judith Scherpenisse: "Optimaal laten aansluiten van aanbod op vraag gaat verspilling tegen.”
Hoe vind je die data?
In je eigen organisatie heb je wellicht al een grote hoeveelheid data beschikbaar waar je mee aan de slag kunt. Koop je hetzelfde of iets vergelijkbaars opnieuw in? Dan heb je misschien gegevens van het huidige contract. Die eis van een paar jaar geleden waar je je leverancier verplichtte om elk kwartaal over afnamehoeveelheden te rapporteren kan zo zomaar nog eens van pas komen. Ook de financiële administratie bevat waardevolle informatie op de facturen.
Maar afgezien van je eigen data en die van je huidige leveranciers, publiceert de overheid ook een hoop data. Op het dataportaal van de overheid vind je meer dan 15.000 gepubliceerde datasets! Natuurlijk is niet elke dataset voor inkopers even bruikbaar, maar ben je van plan om stroopwafels te verkopen bij een toeristisch overstappunt (TOP) in de provincie Zuid-Holland, dan kan je met de bijhorende dataset een inschatting maken hoeveel kilo bloem en stroop je moet inkopen.
TenderNed
Een belangrijke andere databron die ook op het dataportaal te vinden is, is de data van TenderNed. Hiermee kun je een beeld krijgen van hoe groot de markt is, of het partijen betreft uit het mkb en hoeveel inschrijvingen je gemiddeld kunt verwachten. En dat laatste is niet onbelangrijk, nu onder de dreiging van economische krimp weer meer partijen inschrijven op aanbestedingen.
De data optimaal gebruiken
Er zijn dus meerdere bronnen die je kunt gebruiken als waardevolle informatie voor je inkoop, maar hoe gebruik je die nu? Wat voor voorbeelden zijn er te bedenken?
Een mooi voorbeeld van datagedreven inkoop kan het afstemmen van aanbod op vraag zijn. Want als je weet dat de verkoop in het bedrijfsrestaurant op vrijdag nog geen derde is van de andere dagen, is het misschien goed om na te denken of een ander concept op die dag beter aan zou sluiten bij je medewerkers. Iets wat je natuurlijk prima in een gunningscriterium zou kunnen uitvragen. 'Optimaal laten aansluiten van aanbod op vraag is ontzettend duurzaam, omdat je er verspilling mee tegengaat', meent Judith Scherpenisse.
‘Het kan handig zijn data te combineren’
Een recente enquête van the Society for Human Resource Management onderschrijft de behoefte van sommige werknemers om een groter doel na te streven. Volgens 63 procent van de millennials onder de 35 moet niet winst maar het verbeteren van de samenleving het primaire doel zijn van een organisatie.
Dennis van Leuverden: "Moderne leveranciersmanagementsystemen kunnen actief je overeenkomst monitoren.”
Voor verder optimaal gebruik kan het soms handig zijn data te combineren. Bijvoorbeeld door je Business Intelligence-afdeling of, als je die niet hebt, via een partij die goed is in data-integratie. Ook een afdeling Onderzoek & Statistiek, zoals bij veel overheidsinstellingen aanwezig is, kan helpen bij het goed combineren van data. Denk bijvoorbeeld weer aan het bedrijfsrestaurant dat naast eigen data van bezoekersaantallen ook kan werken met data van jouw bedrijf, bijvoorbeeld getallen over de gemiddelde bezetting van je kantoorpand.
Meten is weten
Meten is weten, het is een bekende uitspraak, maar hij klopt wel. Want als je gaat inkopen, zijn er een aantal vragen waar je graag antwoord op wilt. Vragen zoals hoe de markt eruitziet, wat realistische prijzen zijn en, misschien wel het belangrijkste, wat je eigenlijk nodig hebt qua inkoop. Natuurlijk kun je die informatie uit marktonderzoek of dialoog halen, maar het kan ook tijd schelen als je met data de contouren al helder kunt krijgen.
En soms kun je zaken goed combineren. Misschien is er wel een leverancier die interessante data heeft en graag met jou wil meedenken hoe je met hulp daarmee je vraagstelling kunt verbeteren. Vragen staat vrij!
Continu bijstellen
Niet alleen de aanloop naar je inkoop met datagedreven inkopen is belangrijk. Ook nadat je inkoopproces is afgerond kun je data gebruiken om je product of dienst bij te stellen. Zo is het wellicht interessant om je leverancier te vragen direct toegang te krijgen tot de afnamegegevens en die overzichtelijk te presenteren. Maar ook leveranciersmanagementsystemen krijgen steeds meer mogelijkheden om het gehele purchase2pay-proces te begeleiden en maken dan eveneens inzichtelijk hoe de uitnutting van je overeenkomst is. Dennis van Leuverden: ‘Moderne leveranciersmanagementsystemen hebben vaak ook mogelijkheden in het pakket aanwezig om actief te monitoren hoe de uitnutting van je overeenkomst is, zodat je daar direct op bij kunt sturen.’ Op deze manier kun je tijdig bijsturen en met je leverancier kijken hoe je het contract beter kunt benutten.
‘Ook nadat je inkoopproces is afgerond kun je data gebruiken om je product of dienst bij te stellen’
Betrouwbaarheid
In sommige grotere organisaties is de hoeveelheid data zo omvangrijk dat men betrouwbaar aan forecasting kan doen. Zo weet een organisatie als Bol.com op welk moment van de week de meeste luiers worden verkocht en zal men waarschijnlijk ook de laatste zaterdag van de maand een piek zien, omdat dan de salarissen weer zijn bijgeschreven. Vanzelfsprekend stemt men daar de inkoop op af. In overheidsorganisaties gebeurt dit op kleinere schaal ook: bij aanbestedingen voor warme dranken kijk je vooral naar hoeveel de voorgaande jaren is geconsumeerd.
Bovenstaand klinkt als complex, maar ook laagdrempelig kun je daar al mee starten. Er zijn veel factoren die invloed hebben op de afname en zaken als vakanties kun je redelijk eenvoudig meenemen.
Er gaat een wereld voor je open
Datagedreven inkoop klinkt complexer dan het is. Je kunt eigenlijk laagdrempelig starten met informatie die je al in je organisatie hebt. Een simpele analyse in Excel is misschien zo gemaakt en voor grotere vraagstukken heb je vast collega’s die daarin thuis zijn. Door de juiste informatie te vinden en te gebruiken stel je een betere uitvraag op en kun je het contract beter uitnutten.
Blader eens door het genoemde opendataportaal en wie weet gaat er een datagedreven wereld voor je open.
Benieuwd naar de andere twee artikelen uit de praktijk van Tender People?
